Condizioni generali

Avvertenza. Le presenti Condizioni Generali si applicano al rapporto contrattuale tra Legis S.r.l. e il Cliente che sottoscrive le Condizioni Economiche (Order Form) del Servizio. La versione delle presenti Condizioni Generali applicabile a ciascun rapporto contrattuale è quella espressamente richiamata e allegata all'Order Form firmato dal Cliente. Versioni precedenti delle presenti Condizioni Generali sono conservate da Legis S.r.l. e possono essere richieste all'indirizzo [email protected].

Le presenti Condizioni Generali (di seguito "CGC") disciplinano la fornitura dei Servizi Cloud SaaS della piattaforma "Legis" da parte di Legis S.r.l., con sede in Firenze, via Lorenzo il Magnifico n. 14, 50129, P.IVA e C.F. 07506890487, iscritta al Registro delle Imprese di Firenze n. 708457 (di seguito "Fornitore"), al soggetto che sottoscrive le Condizioni Economiche del Servizio (di seguito "Cliente").

Definizioni

Ai fini delle presenti CGC, i termini di seguito elencati hanno il significato indicato. I termini al singolare si intendono anche al plurale, e viceversa.

Agente AI: la componente di intelligenza artificiale integrata nella Piattaforma, denominata "Lio", che consente all'Utente di interagire con la stessa in linguaggio naturale.

Cliente: la persona fisica o giuridica identificata nelle Condizioni Economiche, che sottoscrive il Contratto.

Condizioni Economiche: il documento (Order Form) che individua i Servizi attivati, la durata e il corrispettivo, parte integrante del Contratto.

Contratto: il complesso documentale costituito dalle presenti CGC, dalle Condizioni Economiche, dal DPA e da ogni ulteriore documento espressamente richiamato e sottoscritto dalle Parti.

DPA: il Data Processing Agreement sottoscritto tra le Parti ai sensi dell'art. 28 GDPR, che disciplina il trattamento dei dati personali effettuato dal Fornitore per conto del Cliente, nonché le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate.

Fornitore: Legis S.r.l., come sopra identificata.

Moduli: le componenti funzionali della Piattaforma dedicate a specifici ambiti normativi (a titolo esemplificativo: GDPR, NIS2, AI Act, ISO/IEC 27001, D.Lgs. 231/2001). I Moduli attivati sono indicati nelle Condizioni Economiche.

Piattaforma: il software applicativo SaaS denominato "Legis", erogato all'indirizzo app.uselegis.com o altro URL comunicato dal Fornitore, comprensivo dell'Agente AI e dei Moduli attivati.

Servizi: l'insieme delle prestazioni oggetto del Contratto, come descritte all'art. 1.

Utente: la persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere alla Piattaforma con credenziali individuali.

Oggetto

1.1 Il Fornitore concede al Cliente, in modalità Software as a Service e per la durata di cui all'art. 11, l'accesso alla Piattaforma e ai Moduli indicati nelle Condizioni Economiche, unitamente ai servizi accessori di assistenza tecnica e manutenzione necessari al corretto funzionamento della Piattaforma. Sono compresi nel Contratto i soli Servizi espressamente indicati nelle Condizioni Economiche; ogni ulteriore servizio o funzionalità forma oggetto di separato accordo scritto.

1.2 I servizi di assistenza e di manutenzione sono erogati dal Fornitore secondo i propri standard operativi e con l'impegno a un ragionevole livello di diligenza professionale. Le Parti possono convenire per iscritto, mediante separato addendum, livelli di servizio specifici e i relativi rimedi.

Conclusione del Contratto, attivazione e credenziali

2.1 Il Contratto si conclude con la sottoscrizione, anche con firma digitale o elettronica, delle Condizioni Economiche e delle presenti CGC da parte del Cliente. Il Fornitore attiva i Servizi entro un termine ragionevole dalla ricezione del pagamento del primo corrispettivo e ne dà comunicazione scritta al Cliente, unitamente alle credenziali di accesso.

2.2 Le credenziali sono personali e non cedibili. Ciascun Utente è tenuto a custodirle con diligenza e a modificare la password al primo accesso. In caso di furto, smarrimento o uso non autorizzato, anche solo sospettato, il Cliente informa senza ritardo il Fornitore.

2.3 Il Cliente può creare profili Utente aggiuntivi, nei limiti del piano sottoscritto, autonomamente dalla Piattaforma.

Corrispettivo e pagamento

3.1 Il Cliente corrisponde al Fornitore il corrispettivo nella misura, con la cadenza e nei termini indicati nelle Condizioni Economiche.

3.2 In caso di ritardo si applicano gli interessi di mora ex D.Lgs. 231/2002. Il mancato pagamento del corrispettivo per oltre 60 (sessanta) giorni dalla scadenza della fattura legittima il Fornitore alla sospensione dei Servizi ai sensi dell'art. 10 e alla risoluzione del Contratto ai sensi dell'art. 12.

Obblighi e regole d'uso del Cliente

4.1 Il Cliente provvede autonomamente all'hardware, al software e alla connettività necessari all'accesso ai Servizi.

4.2 Il Cliente garantisce di disporre dei diritti necessari sui dati, sulle informazioni e sui materiali immessi nella Piattaforma e assume ogni responsabilità per il loro contenuto, la loro veridicità e la loro liceità. Il Fornitore non esercita alcun controllo sui contenuti immessi né sui documenti generati attraverso la Piattaforma.

4.3 Il Cliente garantisce che l'utilizzo dei Servizi da parte propria, dei propri Utenti e di chiunque acceda con le credenziali ad esso riferibili avvenga nel rispetto delle norme imperative applicabili. È in particolare vietato: (a) effettuare accessi non autorizzati a sistemi, dati o reti del Fornitore o di altri clienti o condurre test di vulnerabilità senza previa autorizzazione scritta; (b) compiere attività che compromettano la sicurezza, la stabilità o la continuità dei Servizi; (c) immettere o trasmettere tramite la Piattaforma contenuti illeciti, diffamatori o lesivi di diritti di terzi.

4.4 In caso di violazione degli obblighi di cui al presente articolo, il Fornitore assegna al Cliente un termine non superiore a 30 (trenta) giorni per la cessazione della violazione. Il decorso inutile del termine, ovvero la reiterazione della violazione, legittima il Fornitore alla sospensione dei Servizi ai sensi dell'art. 10 e, ove ne ricorrano i presupposti, alla risoluzione del Contratto ai sensi dell'art. 12, salvo il risarcimento del danno.

Natura del Servizio e funzionalità di intelligenza artificiale

5.1 La Piattaforma e l'Agente AI costituiscono strumenti di supporto operativo alla gestione della compliance. Gli output generati — incluse, a titolo esemplificativo, bozze documentali, valutazioni di rischio, gap analysis, classificazioni e suggerimenti operativi — hanno natura ausiliaria e non sostituiscono il giudizio professionale del Cliente o dei consulenti da questi incaricati.

5.2 Il Cliente garantisce in ogni momento la supervisione umana qualificata sui processi decisionali in cui interviene la Piattaforma, in coerenza con il principio "human in the loop" e con gli obblighi di supervisione umana previsti dal Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). Il Fornitore non risponde delle conseguenze derivanti da decisioni del Cliente assunte in difetto della supervisione richiesta o da un uso degli output non conforme alle istruzioni d'uso della Piattaforma.

Limitazioni di responsabilità e manleve

6.1 Salvi i casi di dolo o colpa grave del Fornitore ai sensi dell'art. 1229 c.c., la responsabilità complessiva del Fornitore verso il Cliente per ogni titolo derivante dal Contratto è limitata, per ciascun anno contrattuale, al corrispettivo netto fatturato al Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento da cui è derivata la pretesa.

6.2 Il Fornitore non risponde dei danni derivanti da: (a) cause non imputabili al medesimo, incluse indisponibilità di reti pubbliche, comportamenti di terzi e attacchi informatici subiti nonostante l'adozione di adeguate misure di sicurezza; (b) condotte del Cliente o dei suoi Utenti, anche se realizzate da terzi che utilizzino credenziali ad essi riferibili; (c) mancato o tardivo adempimento, da parte del Cliente, degli obblighi di comunicazione previsti dal Contratto.

6.3 Il Cliente tiene indenne e manleva il Fornitore da ogni pretesa di terzi (inclusi Utenti, consulenti, clienti finali del Cliente e Autorità) che derivi: (a) dall'uso dei Servizi in violazione del Contratto o della legge applicabile; (b) dai contenuti immessi o generati attraverso la Piattaforma; (c) dalla violazione di diritti di terzi sui dati o sui materiali caricati.

Proprietà intellettuale

7.1 Tutti i diritti di proprietà intellettuale e industriale relativi alla Piattaforma, ai Moduli, all'Agente AI, alla documentazione, agli aggiornamenti e ai lavori derivati sono e restano di esclusiva titolarità del Fornitore. Nessun diritto è trasferito al Cliente in forza del Contratto, salvo il diritto, non esclusivo e non trasferibile, di utilizzare i Servizi per la durata e nei limiti contrattuali.

7.2 Il Cliente si impegna, anche ex art. 1381 c.c. per i propri Utenti, a non: (a) aggirare le misure tecnologiche di protezione presenti nella Piattaforma; (b) riprodurre, modificare, adattare, decompilare la Piattaforma o effettuarne il reverse engineering, salvi i casi inderogabilmente consentiti dalla legge; (c) creare lavori derivati; (d) effettuare benchmark o valutazioni comparative destinati alla pubblicazione senza la previa autorizzazione scritta del Fornitore. Marchi, loghi e segni distintivi del Fornitore non possono essere utilizzati senza autorizzazione scritta.

Riservatezza

8.1 Ciascuna Parte mantiene riservate le informazioni dell'altra Parte di cui venga a conoscenza in occasione del Contratto. Sono in particolare confidenziali: per il Fornitore, i dati immessi dal Cliente e dai suoi Utenti nella Piattaforma e le credenziali di accesso; per il Cliente, le informazioni tecniche, commerciali e organizzative relative alla Piattaforma, ai Moduli e all'Agente AI.

8.2 L'obbligo di riservatezza permane per 5 (cinque) anni dalla cessazione del Contratto, e comunque finché le informazioni non divengano di pubblico dominio per cause diverse dall'inadempimento della Parte tenuta alla riservatezza.

Protezione dei dati personali e sicurezza

9.1 Nell'erogazione dei Servizi il Fornitore tratta dati personali in nome e per conto del Cliente. Il Cliente opera quale Titolare del trattamento, ovvero, ove tratti dati personali per conto di propri clienti finali, quale Responsabile del trattamento; il Fornitore è di conseguenza nominato Responsabile o Sub-responsabile del trattamento ai sensi degli artt. 28 e 28, par. 4, GDPR.

9.2 Diritti e obblighi delle Parti in materia di protezione dei dati personali — compresi quelli relativi alle misure di sicurezza tecniche e organizzative, all'elenco e all'autorizzazione dei sub-responsabili, alla localizzazione dei trattamenti e ai trasferimenti extra-SEE, alla notifica delle violazioni dei dati personali, all'assistenza nell'esercizio dei diritti degli interessati e alla restituzione o cancellazione dei dati al termine del Contratto — sono disciplinati nel DPA, che costituisce parte integrante del Contratto. In caso di contrasto tra le presenti CGC e il DPA in materia di trattamento dei dati personali, prevale il DPA.

Sospensione dei Servizi

10.1 Il Fornitore può sospendere l'erogazione dei Servizi, senza preavviso, esclusivamente nelle seguenti ipotesi: (a) ordine dell'Autorità giudiziaria, di pubblica sicurezza o di altra Autorità competente; (b) rischio concreto e documentato per la sicurezza, la riservatezza o l'integrità dei dati o dei sistemi, derivante dall'uso dei Servizi da parte del Cliente o dei suoi Utenti; (c) violazione grave delle regole d'uso di cui all'art. 4.3 idonea a cagionare danno immediato al Fornitore o a terzi.

10.2 Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 10.1, la sospensione è preceduta da contestazione scritta a mezzo PEC, con assegnazione di un termine non inferiore a 5 (cinque) giorni lavorativi per la rimozione della causa. Il protrarsi della causa di sospensione imputabile al Cliente oltre 30 (trenta) giorni consecutivi dalla contestazione costituisce causa di risoluzione ai sensi dell'art. 12.

10.3 Il Fornitore può inoltre sospendere i Servizi per il tempo strettamente necessario all'esecuzione di interventi di manutenzione, dandone, ove possibile, ragionevole preavviso al Cliente.

Durata, rinnovo e recesso

11.1 Il Contratto ha la durata indicata nelle Condizioni Economiche, decorrente dall'attivazione dei Servizi. Alla scadenza si rinnova tacitamente per periodi successivi di pari durata, salvo disdetta di una delle Parti da inviarsi a mezzo PEC con preavviso non inferiore a 30 (trenta) giorni rispetto alla scadenza.

11.2 In caso di variazione del corrispettivo in sede di rinnovo, il Fornitore comunica al Cliente i nuovi importi con almeno 30 (trenta) giorni di preavviso. Il Cliente può rifiutare il rinnovo a mezzo PEC entro 15 (quindici) giorni dalla comunicazione; in difetto, i nuovi importi si intendono accettati.

11.3 Il Cliente può recedere dal Contratto prima della scadenza solo nei casi espressamente previsti dalla legge o dalle presenti CGC.

11.4 La cessazione del Contratto, per qualunque causa, comporta la disattivazione delle utenze. La portabilità e la cancellazione dei dati avvengono secondo le modalità e nei termini previsti dal DPA.

Risoluzione e modifiche delle CGC

12.1 Il Fornitore può risolvere il Contratto ai sensi dell'art. 1456 c.c., mediante comunicazione scritta a mezzo PEC, nei seguenti casi: (a) grave o reiterata violazione, da parte del Cliente, degli obblighi di cui agli artt. 4 e 8, non sanata nel termine assegnato; (b) mancato pagamento del corrispettivo per oltre 60 (sessanta) giorni dalla scadenza della fattura; (c) protrarsi della sospensione imputabile al Cliente oltre 30 (trenta) giorni consecutivi, ai sensi dell'art. 10.2.

12.2 In caso di risoluzione, il Fornitore restituisce al Cliente le somme eventualmente ricevute in anticipo per la parte di Servizio non erogata, salvo il risarcimento del danno. Restano dovuti gli importi maturati fino alla data di efficacia della risoluzione.

12.3 Il Fornitore può modificare le presenti CGC per: (a) adeguamento a disposizioni di legge o ordini dell'Autorità competente; (b) evoluzione dei Servizi o introduzione di nuove funzionalità; (c) ragioni tecniche, operative o di sicurezza. Le modifiche sono comunicate con preavviso non inferiore a 30 (trenta) giorni tramite l'interfaccia della Piattaforma, posta elettronica o PEC. Qualora le modifiche comportino un aggravio sostanziale degli obblighi del Cliente o una riduzione sostanziale delle prestazioni a suo favore, il Cliente può recedere dal Contratto, senza penali e con rimborso pro quota del corrispettivo per il periodo non fruito, mediante PEC entro 30 (trenta) giorni dalla comunicazione.

12.4 Il Cliente non può cedere a terzi, in tutto o in parte, il Contratto né i diritti che ne derivano, né concedere sub-licenze. Il Fornitore può cedere il Contratto a terzi previa comunicazione scritta con preavviso non inferiore a 30 (trenta) giorni; in tal caso il Cliente, qualora il cessionario non offra garanzie sostanzialmente equivalenti, può recedere senza penali e con rimborso pro quota del corrispettivo entro 30 (trenta) giorni dalla comunicazione.

Comunicazioni, foro competente e disposizioni finali

13.1 Le comunicazioni formali tra le Parti sono effettuate per iscritto agli indirizzi PEC o ai recapiti indicati nelle Condizioni Economiche. Le comunicazioni operative relative al funzionamento della Piattaforma possono essere effettuate dal Fornitore anche tramite notifiche all'interno della Piattaforma o tramite posta elettronica ordinaria. Ciascuna Parte è tenuta a mantenere aggiornati i propri recapiti.

13.2 Il Contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del Contratto è competente in via esclusiva il Tribunale di Milano.

13.3 Per quanto non espressamente previsto dal Contratto si applicano le norme di legge.

13.4 L'eventuale nullità, invalidità o inefficacia di una clausola del Contratto non comporta la nullità delle altre, salvo che la clausola colpita sia, per sua natura o per espressa volontà delle Parti, essenziale.

13.5 Sopravvivono alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, le clausole relative a: proprietà intellettuale (art. 7), riservatezza (art. 8), protezione dei dati personali (art. 9), limitazioni di responsabilità e manleve (art. 6), legge applicabile e foro competente (art. 13.2), oltre a ogni altra clausola che, per sua natura, è destinata a sopravvivere alla cessazione.

13.6 Salvo quanto previsto dall'art. 12.3, ogni modifica o integrazione del Contratto richiede la forma scritta sottoscritta da entrambe le Parti.

Clausole vessatorie ex artt. 1341 e 1342 c.c.

Le seguenti clausole delle presenti Condizioni Generali hanno natura vessatoria ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c. e richiedono, per la loro efficacia, la specifica approvazione per iscritto da parte del Cliente. Tale approvazione viene resa contestualmente alla sottoscrizione delle Condizioni Economiche del Servizio, che riportano l'elenco delle clausole qui di seguito indicate e ne prevedono l'approvazione specifica.

art. 2.2 (responsabilità del Cliente per uso delle credenziali); art. 3.2 (interessi di mora, sospensione e risoluzione per mancato pagamento); art. 4.3 (regole d'uso e relativi divieti); art. 4.4 (sospensione e risoluzione per violazione degli obblighi del Cliente); art. 5.1 e 5.2 (natura ausiliaria degli output AI; obbligo di supervisione umana; esonero del Fornitore da responsabilità per decisioni assunte in difetto di supervisione); art. 6.1 (limitazione di responsabilità del Fornitore al corrispettivo annuo); art. 6.2 (esclusioni di responsabilità del Fornitore); art. 6.3 (manleva del Cliente a favore del Fornitore); art. 7.2 (divieti d'uso a tutela della proprietà intellettuale del Fornitore); art. 10.1 (facoltà di sospensione del Fornitore senza preavviso); art. 11.1 (rinnovo tacito con onere di disdetta a carico del Cliente); art. 11.2 (variazione del corrispettivo al rinnovo con accettazione tacita in difetto di rifiuto); art. 11.3 (limitazione del diritto di recesso anticipato del Cliente); art. 12.1 (clausola risolutiva espressa); art. 12.3 (facoltà del Fornitore di modificare unilateralmente le CGC); art. 12.4 (divieto di cessione del Contratto da parte del Cliente; facoltà di cessione da parte del Fornitore); art. 13.2 (foro esclusivo di Milano).

Versione 1.0 — In vigore dal 13 maggio 2026

Legis S.r.l. — Via Lorenzo il Magnifico 14, 50129 Firenze (FI)

Per richieste relative alle presenti CGC: [email protected]