Informativa privacy della piattaforma

Titolare del trattamento

Il titolare dei trattamenti descritti in questa informativa è:

A chi si applica e chi decide sui dati

La Piattaforma è un servizio professionale. La usano le persone a cui ha dato accesso un Cliente, cioè l'azienda o lo studio professionale che ha sottoscritto il contratto con Legis: dipendenti e collaboratori del Cliente, consulenti che lavorano per lui, ospiti invitati. Non è destinata ai minori di 18 anni.

Quando decide Legis

Legis decide come e perché trattare i dati che servono a farti usare la Piattaforma e a mantenerla sicura: i dati del tuo account, gli accessi, i dati di utilizzo, le segnalazioni di errore e le richieste di assistenza. Per questi dati Legis è titolare del trattamento, e sono questi i trattamenti descritti nelle sezioni che seguono.

Quando decide il Cliente

Tutto ciò che il Cliente e i suoi utenti caricano o creano nella Piattaforma (documenti, registri, valutazioni, conversazioni con Lio, dati di dipendenti, fornitori o clienti del Cliente, email e file letti tramite le integrazioni) è trattato da Legis per conto del Cliente, come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo il contratto e l'accordo sul trattamento dei dati stipulati con lui. Per questi dati il titolare è il Cliente: le informazioni sul trattamento e le richieste sui tuoi diritti vanno rivolte a lui. Legis non usa questi contenuti per scopi propri.

Allo stesso modo, se compili un modulo ricevuto tramite un link, ad esempio un questionario di qualifica dei fornitori, il titolare è l'organizzazione che te lo ha inviato.

Quali dati trattiamo

a) Dati dell'account

Nome, cognome, email, organizzazione, ruolo e permessi, lingua e preferenze. La password non viene mai conservata in chiaro. Se attivi l'autenticazione a più fattori, trattiamo i dati necessari al secondo fattore. Se accedi con Google o Microsoft, riceviamo da loro nome, email e un identificativo del tuo account.

b) Dati di accesso e di sicurezza

Indirizzo IP, browser e dispositivo, data, ora ed esito degli accessi, e le azioni rilevanti svolte nella Piattaforma (registro delle attività). Se il personale di Legis accede al tuo account per darti assistenza, l'accesso viene registrato.

c) Dati di utilizzo

Quali pagine e funzioni usi e come interagisci con l'interfaccia, per capire come viene usata la Piattaforma e migliorarla. Queste statistiche registrano quali funzioni usi, non cosa scrivi: non includono il contenuto dei documenti né delle conversazioni, i testi dell'interfaccia vengono mascherati prima dell'invio e l'indirizzo IP viene reso anonimo. Non registriamo lo schermo né le sessioni di utilizzo.

d) Segnalazioni di errore

Quando qualcosa non funziona, la Piattaforma invia una segnalazione tecnica con indirizzo IP, browser, identificativo del tuo account e contesto tecnico dell'errore, per permetterci di individuarlo e correggerlo.

e) Richieste di assistenza

Il contenuto delle richieste che ci invii dalla Piattaforma o via email e le nostre risposte.

f) Dati per il contratto

Se sei tu ad aver sottoscritto il contratto con Legis, trattiamo anche i dati necessari a gestirlo e a fatturare.

Da dove arrivano i dati

Alcuni dati li fornisci tu; altri li riceviamo dal Cliente che ti invita (nome, email, ruolo) oppure da Google o Microsoft, se li usi per accedere. I dati di accesso, di utilizzo e di errore sono generati dall'uso della Piattaforma.

Perché trattiamo i dati e su quale base

Non usiamo i tuoi dati per inviarti pubblicità, non li vendiamo e non li cediamo a terzi per i loro scopi commerciali.

Lio e l'intelligenza artificiale

Lio è l'assistente di intelligenza artificiale della Piattaforma. Per rispondere, analizzare documenti o preparare testi, Lio invia a modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi la tua richiesta e le parti dei documenti del Cliente che servono a rispondere. Questi fornitori agiscono come sub-responsabili del trattamento: trattano i dati solo per restituire il risultato, sulla base di accordi conformi all'art. 28 GDPR.

Alcuni di questi fornitori hanno sede nell'Unione europea, altri fuori dallo Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti: in questi casi il trasferimento avviene con le garanzie descritte nella sezione 09. L'elenco aggiornato dei fornitori può essere richiesto a [email protected].

• Nessun addestramento. I tuoi dati e i contenuti del Cliente non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né da Legis né dai suoi fornitori.
• Dettatura vocale. Se detti un messaggio e il tuo dispositivo non è in grado di trascriverlo da solo, l'audio viene inviato a un fornitore di trascrizione. Legis non conserva l'audio: resta solo il testo trascritto.
• Ricerche sul web. Quando Lio cerca informazioni pubbliche online, al servizio di ricerca vengono inviate solo le ricerche formulate da Lio e gli indirizzi delle pagine da leggere, non i documenti.
• Nessuna decisione automatizzata. Lio non prende decisioni che producono effetti giuridici o effetti altrettanto significativi su di te (art. 22 GDPR).

Le risposte di Lio sono generate automaticamente e possono contenere errori: vanno sempre verificate prima di usarle.

Integrazioni con Google e Microsoft

Accesso con Google o Microsoft

Se scegli di accedere con il tuo account Google o Microsoft, sono loro a verificare la tua identità e a comunicarci nome, email e un identificativo dell'account. Per il servizio di accesso Google e Microsoft agiscono come titolari autonomi, secondo le rispettive informative.

Collegamento dei tuoi account

Puoi collegare alla Piattaforma servizi come Google Drive, Gmail e la console di amministrazione di Google Workspace, oppure Microsoft Outlook, OneDrive, SharePoint e Calendario, per importare documenti, far consultare a Lio email e file quando glielo chiedi o raccogliere evidenze sulla sicurezza. Il collegamento avviene solo su tua iniziativa, con le autorizzazioni che approvi nella schermata di Google o Microsoft, e i dati vengono letti solo per la funzione che hai richiesto. Le credenziali di accesso ai servizi collegati sono conservate cifrate e puoi revocare il collegamento in qualsiasi momento, dalla Piattaforma o dalle impostazioni del tuo account Google o Microsoft. I contenuti letti in questo modo sono trattati per conto del Cliente, come descritto nella sezione 02.

Dati ricevuti da Google

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di uso limitato (Limited Use). In particolare, i dati ottenuti tramite le API di Google Workspace non vengono usati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli generalizzati di intelligenza artificiale o di machine learning, e nessuna persona li legge, salvo che tu lo richieda, che sia necessario per la sicurezza o che lo imponga la legge.

Cookie e memoria del browser

La Piattaforma usa solo strumenti tecnici, necessari al suo funzionamento, per i quali non serve il consenso (art. 122 D.Lgs. 196/2003). Non usa cookie di profilazione né pubblicitari.

Puoi comunque cancellare questi dati dalle impostazioni del browser: dovrai solo accedere di nuovo.

A chi comunichiamo i dati

I tuoi dati possono essere conosciuti da:

• il Cliente: gli amministratori della tua organizzazione vedono il tuo account, i tuoi permessi e le attività che svolgi nella Piattaforma; lo stesso vale per i consulenti a cui il Cliente affida la gestione dei propri spazi di lavoro;
• il personale autorizzato di Legis, vincolato alla riservatezza, solo per quanto serve a fornire il servizio, darti assistenza e garantire la sicurezza;
• i fornitori che trattano i dati per conto di Legis, indicati nella tabella qui sotto;
• consulenti e professionisti di Legis, come legali e commercialisti, e le autorità, quando la legge lo prevede.

I fornitori sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, salvo Google e Microsoft per il servizio di accesso, che agiscono come titolari autonomi. L'elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto a [email protected].

Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

La Piattaforma e i suoi database sono ospitati nell'Unione europea. Alcuni fornitori hanno però sede negli Stati Uniti o possono accedere ai dati da lì: Resend per le email di servizio, le società statunitensi che ospitano i dati nell'UE (Supabase, Cloudflare, PostHog, Sentry, Google e Microsoft) e alcuni fornitori di intelligenza artificiale. In questi casi Legis si assicura che il trasferimento rispetti il Capo V GDPR, tramite:

• decisione di adeguatezza della Commissione europea, compreso l'EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati;
• clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea;
• misure supplementari, ove necessarie.

Puoi chiedere informazioni sulle garanzie adottate scrivendo a [email protected].

Per quanto tempo conserviamo i dati

Alla scadenza i dati vengono cancellati o resi anonimi. Possono essere conservati più a lungo solo quando servono ad adempiere a un obbligo di legge o a difendere un diritto in giudizio, e solo per il tempo necessario.

Come proteggiamo i dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui:

• cifratura dei dati in transito e a riposo;
• separazione dei dati di ciascun Cliente a livello di database;
• autenticazione a più fattori disponibile per gli utenti;
• accesso ai dati limitato al personale che ne ha bisogno, con registrazione degli accessi di assistenza;
• copie di backup giornaliere;
• infrastruttura ospitata in data center nell'Unione europea.

Nessuna misura elimina del tutto il rischio: in caso di violazione dei dati personali, Legis agisce come previsto dagli artt. 33 e 34 GDPR.

I tuoi diritti

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR:

• accesso ai tuoi dati e copia degli stessi;
• rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• cancellazione, nei casi previsti dalla legge;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati che ci hai fornito;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse, comprese le statistiche d'uso.

Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano la Piattaforma, i fornitori o la normativa. La data in alto indica la versione in vigore. Se le modifiche sono sostanziali, te lo comunichiamo nella Piattaforma o via email prima che si applichino.